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市和县(市)、区志稿审查验收工作程序步骤说明

日期:2013-06-17  来源:

  为便于各地级以上市和县(市)区地方志部门掌握《广东省地方志书审查验收办法(试行)》,现就审查验收工作的程序和步骤作如下说明:

  一、市和县(市)区级志稿初审相关工作

  (一)由政府行文,成立初审小组。

  分管领导任组长,可设副组长。成员按不少于9人(地级以上市11人)设置。上志书的责任表时,列为:

  初审小组

  组长:

  副组长:

  成员:

  成员应注明任职单位及职务(退休者注原单位及职务)。排列按姓氏笔划为序。

  初审成员中,该志编辑部的成员最多不超过3人。

  (二)地方志办公室起草初审报告。

  内容包括:志稿编修过程及参编单位、人员情况,稿本征求意见及修改情况,现达到送审程度,行政区域图及保密证明(一式两份,编修单位和上级地方志部门各存一份)齐全,请予初审。

  (三)召开初审会议。

  按规定举行会议进行初审。重点注意志稿资料是否真实全面,是否有重大缺漏,地方特色、时代特色的记述是否正确,是否符合保密等法律法规。

  初审通过后,由组长在《审查验收表》上的初审意见栏填写意见。

  如认为稿本不成熟,需作较大修改补充,应退回修改,再确定初审。

  (四)初审会议应指定专人使用专用记录本,记录初审发言情况及会议决议。记录本应作为市、县(市)区志办的基本工作档案。

  (五)初审通过并按要求修改完成后,本级地方志办公室起草向上一级的送审报告。

  报告内容包括:志稿编修的过程和志书优点,稿本征求意见过程,初审决议及修改情况,请求复审。

  送审时同时提供保密委员会和国土局出具的证明。

  二、省、市复审相关工作

  (一)由省、地级以上市地方志办公室行文成立各自的复审小组。设组长和主审,总人数按6—8人设立,成员中应有2—3名地方志部门以外的专业人士。上志书责任表时,列为:

  复审小组

  组长

  主审

  成员

  复审成员应记明任职单位及职务(退休者注原单位及职务),排列按姓氏笔划为序。

  参加复审人员应列明负责的篇章。

  每位复审人员应提交个人书面意见(一式两份,一份交志书所属县(市)区地方志办公室,一份交复审组所属的省、市地方志办公室),作为基本工作档案存档。

  是否通过复审,应由复审小组议决。

  (二)通过复审后,由组长填写《审查验收表》

  (三)复审小组讨论并确定呈省、市志书审查委员会的送审报告。

  送审报告内容包括:  

  1、该志的编修过程及基本情况,初审和复审的主要情况;

  2、志稿的基本质量和主要优点。具体包含:

  政治观点表述是否正确;

  篇目设计是否科学严谨;

  资料是否翔实、真实;

  地方和时代特色反映是否准确;

  行文是否简洁流畅;

  图片选用是否合理等。

  3、志稿存在的主要问题,重要事项的说明等。

  4、建议批准出版等。

  (四)复审会议应指定专人使用专用笔记本,记录会议情况。记录本应当作为基本工作档案存档。

  复审后的志稿,要根据复审意见修改完成后,才能送终审。

  三、省、市志书审查委员会终审

  (一)由本级政府行文成立志书审查委员会。设主任、副主任。委员应当考虑身体状况、任职、能否出席会议、责任心等因素,部分可选退下领导岗位的人士担任,以便于成会又保证质量。

  上志书责任表时,列为:

  ××市志书审查委员会

  主任

  副主任

  成员

  成员按姓氏笔划排列。不用注明单位职务。

  (二)召开审查委员会会议。到会审查委员人数必须达委员总数的50%以上。另外,复审机构的市地方志办公室主任及相关工作人员,志稿单位的县(市)区分管领导和主编、地方志办主任等列席会议。

  (三)审查委员会会议由主任主持。议程为:

  1、主任宣布会议开始;

  2、地方志办公室主任代表复审机构宣读送审报告;

  3、县(市)区分管领导或主编说明志稿有关事项;

  4、委员分别讲述个人审查意见;

  5、主任逐项确定委员的审查意见;明确修改意见,议决是否批准通过终审。同意通过的审查委员人数必须达审查委员会总人数的50%以上。同时责成省、市地方志办公室跟踪落实审查委员会确定的修改意见。

  6、主任填写《审查验收表》。

  (四)起草《审查委员会会议纪要》,并由主任签发,作为修改的依据。《纪要》内容包括:

  1、时间、地点、审查志稿名称、参加委员及列席人员;

  2、会议议程(含负责复审的地方志办公室主任宣读送审报告的主要内容,志稿送审单位分管领导或主编说明的主要问题;委员审查发言概况);

  3、主任逐项确定的审查修改意见;

  4、会议通过审查验收的决议。

  (五)审查委员会审查验收后的志稿,如超出审查意见范围进行重大修改补充,必须报省、市地方志办公室,如有必要应向审查委员会主任报告,并作相应处理。

  (六)审查会议需有专人使用专门的记录本,记录审查委员的具体意见,特别是主任逐项确定的修改意见,应当逐项如实记录清楚。

  《审查验收表》、《会议纪要》、笔记本等需应作为档案存档。

  送审稿本必须做到齐、清、定。送达时间按《办法(试行)》的规定执行。

  终审通过后,根据终审意见组织对志稿进行修改完成后,才能送出版社。

  另外,审查验收机构及名单一并放在编委会、编修执笔人员及编辑部之后。上责任表的人员名单,按实际到会人员(含已交书面意见因故未到会者)。

  在具体实施过程中遇到什么问题,请及时向省史志办咨询。

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